Caso de uso
¿Cómo ha conseguido Gehaka la gestión de la calidad del papel y logró que toda la empresa participara
Con más de 60 años en el mercado, esta empresa fabricante de equipos para laboratorios y el sector agroindustrial utiliza Qualiex para que cualquier empleado, incluidos los directivos, pueda registrar no conformidades, vincular riesgos y aprobar documentos sin salir del flujo de trabajo digital.
Acerca de Gehaka
La precisión es el producto. La calidad no podía depender del papel.
| Fundación | Más de 60 años de trayectoria |
| Productos | Medidores de humedad y equipos de laboratorio |
| Mercados | Laboratorios y agroindustria |
| Reto inicial | Gestión de no conformidades en papel |
Gehaka fabrica equipos para laboratorios y el sector agroindustrial, entre los que se incluyen medidores de humedad que se utilizan, por ejemplo, para calcular la relación entre el peso del grano y el del agua en los cargamentos de café. Se trata de un sector en el que la precisión no es un detalle: es el producto en sí.
Sin embargo, la gestión interna de la calidad seguía funcionando como en gran parte de la industria tradicional: registros de no conformidad en papel, que circulaban entre departamentos y dependían de que alguien se acordara de rellenarlos, archivarlos y reclamar una respuesta.
Esto generaba un efecto bien conocido por quienes trabajan en el ámbito de la calidad: la resistencia. Abrir un caso de no conformidad por escrito suponía una burocracia evidente, y demasiado evidente. Los equipos evitaban registrar lo que debían registrar.
Gehaka decidió cambiar esta situación adoptando Qualiex, centrándose en los módulos de Incidencias, Documentos, Flujos y Riesgos.
Antes
Gestión de la calidad sobre el papel
- Incumplimientos registrados en formularios en papel
- La apertura de un expediente, considerada una carga burocrática, generaba resistencia por parte del equipo
- Planes de acción que se elaboran desde cero cada vez que se produce un incidente, incluso los recurrentes
- Aprobación de documentos por correo electrónico, sin un registro único del proceso
- Riesgo de que el documento se pierda, se rompa o, simplemente, no se rellene
Con Qualiex
La calidad como e e parte de la rutina de todos
- Cualquier empleado, incluidos los directores, puede registrar una no conformidad directamente en el sistema
- Planes de acción estandarizados para situaciones recurrentes, como las devoluciones
- Incidentes directamente relacionados con los riesgos que ponen de manifiesto
- Aprobación de documentos por correo electrónico, sin un registro único del proceso
- Historial 100 % trazable, listo para una auditoría en cualquier momento
Hoy en día, en Gehaka, cualquiera puede abrir un caso de incumplimiento. Incluso los directores reciben estos casos y tienen que responder a ellos, y todo ello a través de Qualiex.
Cómo utiliza Gehaka Qualiex
Cuatro módulos, un único flujo de calidad
Documentos bajo control, sin restringir el acceso
El equipo controla quién ve qué; puede dar acceso a un documento a toda la empresa o restringirlo a una carpeta para directivos, sin permitir en ningún caso su descarga. Esto elimina el riesgo de que alguien trabaje con una versión desactualizada.
«Lo más importante para mí es poder compartir documentos sin que nadie pueda descargarlos. El colaborador recibe el correo electrónico y yo establezco cuántos días tiene para leerlo».
Más de 1.500 documentos activos controlados
El módulo más utilizado de la empresa
Es la puerta de entrada a la calidad en Gehaka. Cualquier área puede registrar un incumplimiento, adjuntar pruebas y vincular el registro a un riesgo ya identificado, cerrando así el ciclo entre «lo que ha ocurrido» y «lo que eso supone».
«Puedo adjuntar una prueba y vincularla a un riesgo, porque a veces un incumplimiento se repite y acaba convirtiéndose en un riesgo real».
Más de 3.000 incidentes registrados
Planes de acción estandarizados para situaciones recurrentes
En 2024, Gehaka comenzó a establecer fases en los planes de acción para incidencias recurrentes, como las devoluciones. En lugar de volver a elaborar el plan cada vez que se registra un nuevo caso, el equipo aplica el modelo ya validado, lo que les permite ahorrar tiempo cuando el problema ya es conocido.
«Si hay algún tipo de situación que sabemos que siempre va a ocurrir, ya establezco esos pasos de antemano. Para mí, eso supuso un hito».
Medidas correctivas estandarizadas a partir de 2024
Resultados a escala
¿Qué actividad genera hoy la operación de Gehaka dentro de Qualiex?
Las cifras que figuran a continuación reflejan el volumen y la madurez del uso actual, lo que demuestra que la calidad ha dejado de ser una tarea de un solo departamento para convertirse en una práctica habitual en toda la empresa.
Incidencias registradas y gestionadas en el sistema, con planes de acción que permiten su seguimiento
Documentos activos sujetos a control de acceso, versión y plazo de lectura
Riesgos identificados y vinculados directamente a incidentes reales de la operación
Áreas de la empresa con una gestión de la calidad activa y transversal
Acerca de estas cifras: los datos reflejan el volumen y la madurez del uso actual de Qualiex por parte de Gehaka, recopilados junto con el equipo de Éxito del Cliente. Muestran la escala y la adopción real por parte de la empresa, no una comparación directa de «antes y después».
Todo eso de gestionar la calidad sobre el papel: el papel se arruga, se pierde. Eso no es control. La contratación del módulo de Incidencias y de Docs marcaría una gran diferencia en el día a día de cualquier empresa.
Tu gestión de la calidad también puede pasar de la teoría a la práctica
Descubre cómo Qualiex puede reducir la resistencia ante las no conformidades en tu empresa
Al igual que Gehaka, tu empresa puede gestionar incidencias, documentos y riesgos en un único flujo: trazable, auditable y fácil de usar para cualquier empleado.
