Organice manuales, certificados, informes e historiales en un solo lugar, con total trazabilidad y acceso rápido. Reduzca los riesgos, evite versiones desactualizadas y cumpla fácilmente con los requisitos normativos.
Mantenga todas las versiones de los documentos almacenadas de forma organizada, con historial completo de cambios y comparativas. Asegúrese de que todos los usuarios tengan siempre acceso a la versión correcta y actualizada.
Implemente flujos de aprobación automatizados, con registros electrónicos de revisiones, aprobaciones y firmas. Aumente la seguridad y la trazabilidad de los documentos críticos, reduciendo los riesgos y el trabajo repetido.
Defina quién puede ver, editar o aprobar cada documento, por área, función o nivel de responsabilidad. Garantice la confidencialidad y el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad.
Mantenga todas las versiones de los documentos almacenadas de forma organizada, con historial completo de cambios y comparativas. Asegúrese de que todos los usuarios tengan siempre acceso a la versión correcta y actualizada.
Implementa flujos de aprobación automatizados, con registros electrónicos de revisiones, aprobaciones y firmas. Aumenta la seguridad y la trazabilidad de los documentos críticos, reduciendo los riesgos y el trabajo repetido.
Con el software de gestión de documentos de Qualiex, puedes definir quién puede ver, editar o aprobar cada documento, según el área, el puesto o el nivel de responsabilidad. Garantiza la confidencialidad y el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad.
El software de gestión de documentos de calidad, Qualiex, integra la información de todos los módulos, transformando los datos dispersos en una visión única y estratégica.
Gracias a los paneles de control inteligentes del módulo de Análisis, podrás identificar patrones, comportamientos y relaciones en tu SGQ, lo que te ayudará a predecir fallos, anticipar riesgos y dar prioridad a lo que realmente importa.
Con el módulo de Análisis, puedes ver cómo se relacionan entre sí los distintos aspectos de la calidad, influye y transforma el rendimiento de la empresa, todo ello con la sencillez y la solidez de Qualiex.
Qualiex es un sistema en el que nunca te sentirás desamparado, porque siempre contarás con la ayuda de los profesionales de ForLogic.
La propia implantación de Qualiex nos ha reportado una ventaja, ya que nos ha permitido optimizar la base de documentos y, a partir de ahí, controlarlo todo.
El criterio más importante a la hora de elegir Qualiex fue la facilidad de uso del sistema, que es muy buena y nos ofrece todo lo que necesitamos para nuestro sistema de gestión.
Conocemos varias herramientas disponibles en el mercado, pero vemos lo que distingue a Qualiex, tanto en la atención al cliente como en su funcionalidad
La gestión de documentos es el conjunto de prácticas que se utilizan para crear, organizar, controlar, almacenar, distribuir y mantener los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. El objetivo es garantizar que la información esté actualizada, sea accesible para las personas adecuadas y esté protegida contra pérdidas o modificaciones indebidas. Una gestión de documentos eficiente reduce el trabajo repetido, mejora el cumplimiento de las normas y las auditorías, y contribuye a la estandarización de los procesos de la organización.
Para gestionar los documentos de acuerdo con la norma ISO 9001, la organización debe garantizar que la información documentada se apruebe antes de su publicación, se revise cuando sea necesario, se identifique adecuadamente, se proteja contra modificaciones indebidas y se ponga a disposición de las personas adecuadas. El uso de un software de gestión de documentos facilita este proceso al centralizar los archivos, controlar las revisiones, registrar las aprobaciones y mantener un historial completo de las modificaciones realizadas.
Aunque estos términos se utilizan a menudo como sinónimos, presentan diferencias importantes. La gestión electrónica de documentos (GED) se centra principalmente en el almacenamiento, la organización y la recuperación de archivos digitales. Por su parte, la gestión de documentos tiene un enfoque más amplio, que también abarca el control de versiones, los flujos de aprobación, la distribución, la trazabilidad, la retención y el cumplimiento normativo de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. En la práctica, una solución completa de gestión de documentos suele incorporar funcionalidades de GED.
La gestión electrónica de documentos ayuda a reducir el trabajo repetido, aumentar la seguridad de la información, mejorar el cumplimiento de las normas y las auditorías, agilizar las aprobaciones, preservar el conocimiento de la organización y garantizar un acceso rápido a los documentos necesarios para el funcionamiento.
La mejor forma de evitar que los documentos queden desactualizados es adoptar un proceso estructurado de control documental. Esto incluye definir a los responsables de las revisiones, establecer flujos de aprobación, controlar las versiones y garantizar que solo la versión vigente esté disponible para su consulta. Con un sistema de gestión de documentos, los empleados siempre acceden a la versión más reciente, lo que reduce los riesgos operativos y los incumplimientos.
La trazabilidad documental se consigue mediante el registro de todas las acciones realizadas en cada documento, incluyendo su creación, revisiones, aprobaciones, publicaciones y accesos. Durante las auditorías, esta información permite comprobar quién realizó cada modificación, cuándo se produjo y qué versión estaba vigente en un periodo determinado. Esto aumenta la transparencia de los procesos y facilita la demostración del cumplimiento de las normas y los requisitos reglamentarios.
Un software de gestión de documentos es una solución que centraliza, organiza, controla y realiza un seguimiento de los documentos corporativos en un único entorno digital. Gracias a él, es posible controlar las versiones, definir permisos de acceso, automatizar los flujos de aprobación y garantizar que los empleados utilicen siempre los documentos actualizados.
Qualiex mantiene un historial completo de las modificaciones realizadas en cada documento. Cada vez que se publica una nueva revisión, las versiones anteriores quedan registradas para su consulta y trazabilidad, lo que garantiza una mayor seguridad y cumplimiento normativo del sistema de gestión.
Sí. El módulo de gestión de documentos de Qualiex ayuda a las empresas a controlar la información documentada exigida por la norma ISO 9001 y otras normas de gestión. La plataforma facilita el control de las revisiones, las aprobaciones, la distribución, el acceso y la conservación de los documentos.
Sí. Qualiex permite crear flujos de revisión y aprobación digitales, definiendo responsables, plazos y etapas de validación. De este modo, la empresa reduce el intercambio de correos electrónicos, evita retrasos y mantiene un proceso estandarizado para la gestión documental.
El sistema puede utilizarse para gestionar procedimientos, instrucciones de trabajo, manuales, políticas, formularios, registros, certificados, informes técnicos, POP y otros muchos documentos relacionados con la gestión de la calidad y los procesos organizativos.
Qualiex permite configurar permisos específicos por usuario, cargo, equipo o área. De este modo, cada empleado solo tiene acceso a los documentos necesarios para desempeñar su función, lo que garantiza una mayor seguridad, confidencialidad y cumplimiento de los requisitos normativos.
Sí. Todas las operaciones quedan registradas en el sistema, incluidas las revisiones, aprobaciones, modificaciones y accesos. Esto garantiza la trazabilidad completa de los documentos y facilita las auditorías internas y externas.
Sí. El sistema centraliza los documentos en un único entorno, lo que elimina los problemas habituales de las hojas de cálculo, los servidores locales y las carpetas compartidas, como las versiones duplicadas, la pérdida de archivos y la falta de control sobre los cambios.
¡No te pierdas este episodio de Qualicast y descubre cómo un software de gestión documental puede ayudar a tu SGQ a garantizar el cumplimiento de las principales normas aplicables!
