Caso de uso
Como a Gehaka tirou a gestão da qualidade do papel e colocou toda a empresa para participar
Com mais de 60 anos de mercado, a fabricante de equipamentos para laboratório e agronegócio usa o Qualiex para que qualquer colaborador, até diretores, registre não conformidades, vincule riscos e aprove documentos sem sair do fluxo digital.
Sobre a Gehaka
Precisão é o produto. Qualidade não podia depender de papel.
| Fundação | Mais de 60 anos de atuação |
| Produtos | Medidores de umidade e equipamentos de laboratório |
| Mercados | Laboratórios e agronegócio |
| Desafio inicial | Gestão de não conformidades em papel |
A Gehaka fabrica equipamentos para laboratório e agronegócio, entre eles, medidores de umidade usados, por exemplo, para calcular a relação entre peso de grão e água em cargas de café. É uma indústria onde exatidão não é detalhe: é o produto.
Mas a gestão da qualidade interna ainda rodava como em boa parte da indústria tradicional: registros de não conformidade em papel, circulando entre setores, dependendo de alguém lembrar de preencher, arquivar e cobrar a resposta.
Isso criava um efeito conhecido por quem trabalha com qualidade: resistência. Abrir uma não conformidade em papel significava burocracia visível, e visível demais. Times evitavam registrar o que devia ser registrado.
A Gehaka decidiu mudar isso adotando o Qualiex, com foco nos módulos de Ocorrências, Documentos, Fluxos e Riscos.
Antes
Gestão da Qualidade no papel
- Não conformidades registradas em formulários físicos
- Abertura de ocorrência vista como burocracia, gerava resistência da equipe
- Planos de ação refeitos do zero a cada ocorrência, mesmo as recorrentes
- Aprovação de documentos por e-mail, sem rastro único do processo
- Risco de papel se perder, rasgar ou simplesmente não ser preenchido
Com o Qualiex
Qualidade como rotina de todos
- Qualquer colaborador, inclusive diretores, abre uma não conformidade direto no sistema
- Planos de ação padronizados para ocorrências recorrentes, como devoluções
- Ocorrências vinculadas diretamente aos riscos que elas revelam
- Aprovação de documentos por e-mail, sem rastro único do processo
- Histórico 100% rastreável, pronto para auditoria a qualquer momento
Hoje, na Gehaka, todo mundo pode abrir não conformidade. Até os diretores recebem e têm que responder, e tudo dentro do Qualiex.
Como a Gehaka usa o Qualiex
Quatro módulos, um único fluxo de qualidade
Documentos sob controle, sem travar o acesso
O time controla quem vê o quê, pode liberar um documento para toda a empresa ou restringir a uma pasta de gestores, sem nunca permitir download. Isso elimina o risco de alguém trabalhar com uma versão desatualizada.
“A parte mais importante pra mim é poder compartilhar documentos sem deixar ninguém baixar. O colaborador recebe o e-mail e eu defino quantos dias ele tem para ler.”
+1.500 documentos ativos controlados
O módulo mais usado da empresa
É a porta de entrada da qualidade na Gehaka. Qualquer área pode registrar uma não conformidade, anexar evidências e vincular o registro a um risco já mapeado, fechando o ciclo entre “o que aconteceu” e “o que isso representa”.
“Eu consigo anexar uma evidência e vincular um risco, porque às vezes uma não conformidade vai se repetindo e acaba sendo um risco real.”
+3.000 ocorrências registradas
Planos de ação padronizados para o que se repete
Em 2024, a Gehaka passou a fixar etapas de planos de ação para ocorrências recorrentes, como devoluções. Em vez de recriar o plano a cada novo registro, o time aplica o modelo já validado, ganhando tempo onde o problema já é conhecido.
“Se existe um tipo de ocorrência que a gente sabe que vai sempre acontecer, eu já deixo essas etapas fixas. Isso, pra mim, foi um marco.”
Ações corretivas padronizadas desde 2024
Resultados em escala
O que a operação da Gehaka movimenta hoje dentro do Qualiex
Os números abaixo retratam o volume e a maturidade do uso atual, prova de que a qualidade deixou de ser tarefa de um departamento e passou a ser rotina de toda a empresa.
Ocorrências registradas e geridas dentro do sistema, com planos de ação rastreáveis
Documentos ativos sob controle de acesso, versão e prazo de leitura
Riscos mapeados e conectados diretamente a ocorrências reais da operação
Áreas da empresa com governança de qualidade ativa e transversal
Sobre estes números: os dados representam o volume e a maturidade do uso atual do Qualiex pela Gehaka, levantados com o time de Customer Success. Eles demonstram escala e adoção real pela empresa, não uma comparação direta de “antes e depois”.
Esse negócio de fazer gestão da qualidade no papel: o papel amassa, some. Isso não é controle. A contratação do módulo de Ocorrências e do Docs faria total diferença na vida de qualquer empresa.
Sua gestão da qualidade também pode sair do papel
Veja como o Qualiex pode reduzir a resistência às não conformidades na sua empresa
Como a Gehaka, sua indústria pode ter ocorrências, documentos e riscos em um único fluxo: rastreável, auditável e simples de usar para qualquer colaborador.
